Politique de confidentialité

SOVIMA INVESTISEMENT INC.
Date d'entrée en vigueur : Septembre 2023

Dernière mise à jour : Avril 2026
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1. Introduction

Dans le cadre de nos activités de détention et de gestion immobilière, Sovima investissement inc. (ci-après « nous ») collecte et traite des renseignements personnels concernant ses locataires, candidats à la location, employés et fournisseurs.

La présente politique vise à vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

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2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous avons désigné une personne responsable de veiller au respect de la législation :

• Nom : Camille Legault
• Titre : Contrôleur financier / Responsable de la protection de la vie privée
• Coordonnées : clegault@groupesovima.com | 450-676-4476 poste 224
• Adresse : 100 rue Lansdowne, suite 201, St-Bruno-de-Montarville
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3. Renseignements personnels collectés

Nous ne collectons que les renseignements nécessaires aux fins identifiées. Selon votre relation avec nous, il peut s'agir de :

• Candidats à la location : Nom, coordonnées, date de naissance, preuve d'identité, historique de location, références, preuves de revenus et renseignements nécessaires à l'enquête de crédit (avec consentement distinct).
• Locataires : Informations du bail, coordonnées d'urgence, spécifications sur l'assurance habitation, informations de paiement (spécimens de chèques ou données bancaires pour prélèvements automatiques).
• Visiteurs/Utilisateurs web : Adresse IP, témoins (cookies) via notre site web.
• Sécurité : Images captées par nos caméras de surveillance dans les aires communes (le cas échéant).
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4. Fins de la collecte

Nous utilisons vos renseignements pour les finalités suivantes :

• Évaluer les demandes de location (solvabilité et références) ;
• Gérer et administrer les baux et les services aux locataires ;
• Assurer la perception des loyers ;
• Réaliser des travaux d'entretien et de réparation ;
• Assurer la sécurité des biens et des personnes dans les immeubles ;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.
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5. Consentement

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation aux fins énoncées. Pour des situations spécifiques (comme l'enquête de crédit), un consentement écrit et distinct est obtenu. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (sous réserve de restrictions contractuelles ou légales), ce qui pourrait toutefois nous empêcher de vous fournir certains services (ex: impossibilité de traiter une demande de logement).

6. Accès et communication des renseignements

Vos renseignements sont accessibles uniquement aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Nous pouvons communiquer vos renseignements à des tiers dans les cas suivants :

• Fournisseurs de services : Firmes d'enquête de crédit, entreprises de maintenance, services informatiques (stockage cloud), agences de recouvrement. Ces tiers sont liés par contrat à des obligations de confidentialité strictes.
• Obligations légales : Organismes gouvernementaux ou forces de l'ordre, si la loi l'exige.

Note : Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels à des tiers.

7. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou selon les délais prescrits par la loi ou recommandés par les organismes gouvernementaux (ex: conservation du bail après le départ du locataire).
Une fois le délai expiré, les renseignements sont détruits de façon sécurisée ou anonymisés.
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8. Mesures de sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives proportionnelles à la sensibilité des données :

• Bureaux et classeurs verrouillés ;
• Accès restreints par mot de passe et authentification à deux facteurs ;
• Pare-feu et antivirus mis à jour ;
• Formations des employés sur la cybersécurité.
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9. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Accès : Consulter vos renseignements personnels.
• Rectification : Demander de corriger des informations inexactes ou incomplètes.
• Portabilité : Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré (si applicable).
• Retrait de consentement : Modifier vos préférences de confidentialité.

Pour exercer ces droits, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 2).
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10. Incident de confidentialité

En cas d'accès non autorisé, de perte ou de vol de vos renseignements personnels, nous nous engageons à :

1. Aviser la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) si l'incident présente un risque de préjudice sérieux.
2. Aviser les personnes concernées.
3. Tenir un registre de tous les incidents de confidentialité.
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11. Mise à jour de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique pour refléter les changements législatifs ou nos pratiques internes. Les modifications seront publiées sur notre site web.